Nuevas implementaciones tecnológicas en reuniones híbridas

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Con el objetivo de reducir al máximo la movilidad en las ciudades para evitar la propagación del virus de manera exponencial a consecuencia del COVID-19, se recurrió a la transición hacia el teletrabajo, que implica configurar un sistema a distancia en el cual sea posible alcanzar los objetivos por medio de herramientas virtuales.  

Uno de los conceptos primordiales en la era del teletrabajo, se refiere a reuniones híbridas, para entenderlo es preciso mencionar que son aquellas que se llevan a cabo con una parte de la audiencia que se une desde la oficina y otra parte se une de forma remota, habilitada por la tecnología de conferencias de audio y video con un fuerte enfoque en el intercambio de contenido. Si no existiera esta posibilidad de comunicación en las organizaciones, no existiría un verdadero consenso de la toma de decisiones a distancia.  

La posibilidad de establecer una conexión de trabajo desde cualquier sitio es una particularidad única que empresas como Barco han logrado mediante tecnologías como Clickshare, la solución de conferencias y presentaciones inalámbricas que permite la gestión e interacción de manera fácil y natural. Al existir la posibilidad de obtener los beneficios de la comunicación personal y las bondades de las reuniones virtuales, la atención se centra en la colaboración de proyectos.  

Ha representado un cambio significativo llevar a cabo una transición que implique la participación eficaz desde diversos puntos de trabajo; para seguir este modelo existen cuatro pilares fundamentales que han orillado a las organizaciones a recurrir al enfoque híbrido:  

  1. Innovación y Colaboración: Para los colaboradores es primordial tener un contacto directo con su equipo de trabajo ya que la cercanía permite ser más claros en el desarrollo de ideas, la opción de teletrabajo por medio de tecnologías de videoconferencias elimina las barreras intercomunicativas al tener una interfaz clara y precisa que provoca mayor confianza en las reuniones de trabajo.  
  1. Diferentes zonas horarias: La globalización ha traído consigo la oportunidad de ampliar los horizontes de trabajo, ahora las organizaciones cuentan con un amplísimo catálogo de países en los que tienen presencia, si cuentan con el sistema adecuado para el manejo de reuniones exitosas, los resultados pueden ser extraordinarios.  
  1. Medio ambiente: Trasladarse al lugar de trabajo implica el desgaste corporal del empleado, así como del medio ambiente, nos referimos a que la contaminación que se produce cada día nos presenta cifras alarmantes al planeta, al reducir el consumo de energías también se crea consciencia y sostenibilidad ecológica.  
  1. Medidas frente a la pandemia: La necesidad de una nueva forma de llevar a cabo el flujo de información debido a la crisis pandémica, obligó a las organizaciones a buscar otras formas de colaboración de manera remota. En la actualidad al menos 1 de cada 4 reuniones se llevan a cabo bajo este modelo, adaptarse a los cambios es necesario para hacer frente a continuos retos.  

En un estudio realizado por Barco, se obtuvo que de acuerdo al porcentaje de reuniones que se han llevado a cabo en el último trimestre, al menos el 23% contaron con una efectividad de asistencia personal y de manera remota, es decir reuniones híbridas que siguiendo este modelo se efectuaron de forma exitosa.  

Para resolver la interrogante en las organizaciones sobre cómo actuar una vez que las condiciones permitan el regreso paulatino a sus instalaciones, se obtuvo que existen reuniones en las cuales es necesario la presencia de los participantes, ya que son temas donde se toman decisiones importantes 42%, mientras que en un 45% se realizan presentaciones y en un 40% se necesita de lluvia de ideas o creativas. En tanto aquellas donde se realizan capacitaciones, cursos, seguimiento de proyectos, entre otras, no es necesario que se reúnan en su totalidad de manera presencial y tienen la particularidad de llevarse a cabo de forma híbrida.  

Debido a las nuevas tendencias que surgen ante situaciones de crisis, la reinvención de los espacios de trabajo son el recurso necesario para subsistir ante épocas de incertidumbre, implementar nuevas tecnologías que mejoren los canales de comunicación entre los participantes de las organizaciones ayudan al sector público y privado a sobrevivir, reconstruirse y eventualmente prosperar en un mundo pospandémico, brindando a sus empleados la comodidad y ergonomía adecuada para el desarrollo de actividades.